塾業務の中でも、時間がかかってしまう時間割作成。
授業内容や生徒とのコミュニケーションも大切ですが、時間割も大切な業務です。
手を抜けばそれなりの時間で終わる時間割ですが、ベストを追求するとかなり時間がかかるもの。
とはいえ時間割作成が速い講師が優秀で、遅い講師はダメと一概に言えるものではありません。
塾講師の業務は多岐に渡るため、時間割はできるだけ早い時間で、ですがていねいに作れなければならないものなのです。
そこで今回は時間割について考えてみたいと思います。
時間割の大切さや業務負担、システム化によるメリットについてお伝えするので、ぜひ参考にしてください。
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塾業務の時間割はとても大切
時間割作成はとても重要な業務です。
なぜなら時間割が問題で塾を諦める生徒もいるほどだからです。
つまり時間割によって生徒の満足度が変わるということ。
ですからさまざまな条件を考慮して作成しなければなりません。
通いやすい時間割であれば、生徒も保護者も助かりますよね。
逆に通いにくい時間割になれば、生徒や保護者のストレスにもなりかねません。
- 近隣の人気のある習い事やスポーツクラブの時間帯を把握する
- 女性講師が働きやすい時間帯を考慮する
時間割を考えるポイントは上記の2つを考慮したいところです。
近隣の人気のある習い事教室やスポーツクラブの時間割を調査する（塾に通いやすい時間割を組む）
昔の習い事といえば、習字と塾の2強だったことも昔の話。
現在の習い事は多岐に渡ります。
- 英会話
- 茶道、華道
- スポーツクラブ
- 絵画
- 水泳
このように、一昔前では想像できないほどの習い事があるのです。
1人で複数の習い事をかけもちしている生徒も増えています。
そのため塾で生徒を集めるためには、時間割の工夫により調整をかける必要もあるのです。
特に地域によって人気のある習い事とのバッティングを避けることで選ばれるポイントになる可能性もあります。
生徒や保護者には優先順位があるため、体験授業などで授業を気に入ってもらえても、他の習い事とのバッティングで塾を諦めるケースもあるのです。
また共働きの家庭も増えているため、送迎が保護者の負担になりすぎる時間割も可能な限り避けるべきかもしれません。
生徒によって事情が異なるため、個人の予定をしっかり把握したいところですね。
授業の希望時間が集中しそうな時間帯に講師を配置できるように工夫するようにしましょう。
中学生主体の夜遅い時間割は女性講師が働きにくい。
小・中学生の多くは、女性講師を希望するケースが多いです。
やはり女性特有の優しさ、柔らかな雰囲気は勉強しやすい環境づくりに直結します。
しかし中学生主体の遅い時間帯でのコマ割では女性講師が働きにくいです。
最後のコマの1つ手前の比較的早い時間帯で設定するのが好ましいでしょう。
夜遅い時間帯を希望する生徒もいますが、多くは19〜20時台が人気です。
それ以降になると保護者の送迎負担にもつながるため、この時間帯に女性講師が授業を行えるように調整してみるとよさそうです。
1日4コマの授業を週に2日入れるより、1日2コマの授業を週4回にすることで女性が働きやすくなるケースもあります。
週4の方が生徒数のコントロールもしやすいため、なるべく分散して負担のかからないよう調整してみてください。
時間割業務で負担がかかってはいないか
こだわりだすとつい時間がかかるのが時間割業務です。
得意な社員にはあまり負担ではありませんが、苦手な社員には時間割作成がかなりハードな業務となります。
そのため講師の力量や教室の状態に応じて、時間割業務を考慮しなければなりません。
- 規模が大きい場合
- 個別指導の時間割(特に夏休み)
- 講師の希望と生徒の希望のバランス
時間割業務が大変になるのは上記の3つが主な理由です。
規模が大きくなるほど時間割の作成が大変に
教室の規模が大きくなればなるほど、時間割の作成が大変になります。
規模には大きく分けて以下のような2種類があります。
- 生徒数が多い
- 管轄する学年が多い
また隣接する学校が多い場合も時間割作成は大変です。
なぜなら学校行事や定期テストのタイミングがバラバラになるケースが多いからです。
特に小中学校では行事実施日をずらす傾向にあるため、1カ月間どこかの学校で毎週イベントが続くケースもあるでしょう。
さらに定期テストでは、管轄中学が多いほど日程がバラバラになりやすいです。
夏期講習や冬期講習などの時間割作成も規模が大きいほど大変です。
学習塾は通常の授業だけが行われる月は多くありません。
毎月何かしらのプラスの授業が行われるため、規模が大きい分、年間を通しての負担も大きくなるのです。
コマ数と組合せ数が膨大で大変
多くの塾では、春・夏・冬の年3回で期別講習を行っているかと思います。
集団塾の場合は比較的日程を設定しやすいものの、個別指導の期別講習は時間割を組むのがとても大変です。
通常授業と並行して行われるケースが多く、昼間だけではコマを消化しきれないため、夜の時間帯に期別講習のコマを実施するケースもあります。
授業のコマが増えると、講師のスケジューリングも必要です。
しかし大学生講師の場合、長期休暇(特に夏休み)の予定が直前まで決まらないケースもあります。また、帰省のタイミングもあるため、都合がつきにくい場合が多いです。
このように期別講習実施時は、生徒のコマ数が増えるだけでなく、講師のスケジューリングがぎりぎりにならないとわからないため、時間割を組むのが非常に難しい問題があります。
講師と生徒のどちらの予定を優先するべきか
個別指導で期別講習やテスト対策の授業を設定する場合、講師と生徒でどちらの予定を先に聞くかがポイントですが、結論は同時に早い段階で聞くのがベストです。
その際、講師と生徒のどちらにも余裕をもって聞くのがいいでしょう。
生徒も講師も、絶対に塾に来れない日や時間帯だけ教えてほしいと伝えるのです。
生徒の場合は習い事や親の送迎の関係で比較的期間中に空き時間が増えます。
講師も予定が入っていない部分を伝えてくれるようにしておけば、先に授業コマを確保しやすくなるのです。
しかし講師の場合は、シフトがギリギリになると予定を入れられてしまう恐れがあるため、期別講習やテスト対策が行われる月のシフトはなるべく早い段階で出すようにしましょう。
実施日より早ければ早いほど、個別講師の予定は埋まっていないはずです。
動き出しを早くして、スムーズに時間割が組める状態を作りましょう。
塾の時間割業務はシステム化すべき
年間を通じて、かなりの時間が必要となる時間割作成業務。
塾講師の業務は他にも様々なものがあるため、1つ1つの業務を効率的に行わなければ負担が激増します。
そしてその影響を受けてしまうのは生徒です。
忙しいの字のごとく、心を亡くしてしまっては、よりよい指導なんてできないですよね。
だからこそ、多大な時間のかかる時間割業務はシステム化すべきなのです。
時間割業務のシステム化によるメリットには以下の2つが挙げられます。
- 負担が激減する
- 本当にやるべき仕事にリソースを集中できる
現場の指導、生徒や保護者の満足度を上げるためにも、時間割業務のシステム化は必須と言えるでしょう。
システムで管理すると時間割の負担が激減
時間割作成をシステムで管理すると、負担は激減します。
必要事項を入力するだけでシステムが正確に時間割作成を行ってくれるのです。
時間割作成はかなり細かいため、相当神経をすり減らします。
特に時間割作成の終盤に差し掛かってミスが発覚した場合、細かな修正が必要になるのです。
1コマ移動させようとすると、他のコマや講師、生徒に影響が出る恐れがあります。
そのため、1か所変更して終わりではなく、様々な部分を見なければなりません。
慣れている職員でもミスが出やすい部分なので、システムで管理ができるメリットは計り知れないと言えるでしょう。
コマの設定ミスは生徒や保護者の不信感にも繋がります。
また、担当する講師にも迷惑がかかるため、塾の信用を内外問わず下げてしまうのです。
だからこそ、時間割作成などの単純作業は、処理が得意なITに任せるべきと言えます。
本当にやるべき仕事へリソースを集中させる
時間割業務は時間帯効果があまり高くありません。
1つ1つ手作業で作成をしても、気をつけるポイントは毎月さほど変わらないのです。
アナログ式でこだわって行ったとしても、それだけで成績効果にはつながりません。
そのため、気がつくと仕事に追われ、他の大切なことを見落としているケースも多いです。
塾講師が本当にやるべき仕事は、成績効果に直結する仕事。
これなくして、塾講師と胸を張って言えることはないでしょう。
わかりやすい授業、楽しい授業、やる気の出る話。
これを一生懸命考えて授業に臨む。
貼り出し作成や講師とのコミュニケートを取り、生徒のやる気を出させるように仕向ける。
保護者への電話がけや報告書作成を丁寧に行い、退塾を防止する。
生徒の成績、学力を上げるための教材作成。
講師が本当にやるべき仕事は、直接的に生徒や保護者、現場の講師に向かう仕事なのです。
時間割作成はとても大切な業務の1つですが、他にもやるべきことはたくさんあります。
仕事には優先順位が大切になるため、社員に応じて、何をやるべきか、どこに向かうべきかを管理者側が示し、本当にやるべき仕事へリソースを集中させましょう。
ちなみにビットキャンパスは時間割の効率を大きく改善するシステムでおすすめです。
塾の時間割に最適なシステムとは
塾の時間割業務はシステムにより業務時間短縮が可能です。
しかし機械的に作成をしても、現場で混乱が生まれるでしょう。
時間割は生徒の成績が上がるか否かを左右する場合もあります。
そのため、システムを選ぶ際は下記の3つを満たした物を選びたいところ。
- 連続受講数・先生と生徒との相性等・細かい設定ができるもの
- 時間割連絡に連携しているもの
- パターンの登録により毎月自動作成が可能なもの
システム自体はたくさんあっても、これらすべてを満たしているシステムは少ないです。
システムを採用する際はしっかり比較をするようにしましょう。
細かい設定が可能なシステムほど効率化が進む
期別講習やテスト対策など、通常よりもコマ数が多くなる月の多い学習塾。
連続受講は生徒のモチベーションにも関わるため、なるべく避けたいところです。
また先生と生徒の相性も成績アップに関わります。
すべてが生徒の希望通りになるわけではありませんが、相性の悪い講師を避けることは塾の評判にも繋がります。
- 生徒の通塾可能時間(保護者の送迎可否も踏まえる)
- 乗り合わせでの通塾などの配慮(兄弟姉妹、親同士の繋がりなど)
- 自習席の活用(授業後に自習席を使う)
- 個々のスケジュール管理(旅行や帰省などにも対応できる)
このように時間割の作成では留意するべきポイントがたくさんあるため、これらを詳細設定できるシステムがベストです。
情報が多くなればなるほど手作業では混乱しますが、システムはこうした処理を得意とします。
そして豊富な情報量があれば、最適な時間割を生み出すことも可能です。
そのため細かく設定ができるシステムを選ぶようにしましょう。
時間割作成だけでなく時間割連絡にも連携しているシステムが最適
時間割作成すると生徒アプリのスケジュール帳に自動反映する機能は重要でしょう。
時間割作成後に、生徒や保護者へどう通知をするかも非常に大切です。
多くの塾では、現在も手作業でエクセル等に打ち込み、印刷して手渡しされているのではないでしょうか。
- 生徒や保護者からの振替依頼に時間がかかる
- 振替えたらまた印刷して手渡しになるため、時間もコストもかかる
- 生徒が親に渡し忘れる恐れも
こうした従来型の時間割ではさまざまな問題が生じます。
特に現代は共働きの家庭が多く、親も多忙な方が多いです。
生徒も部活動やクラブ活動、他の習い事など、スケジュールが詰まっている場合があります。
そのような中、通塾ができない日程で時間割作成がしてあると、生徒も保護者も困ってしまうでしょう。
さらに、その対応をするのは現場の職員です。
限られた時間の中で、たくさんの振替処理を行うのは、決して業務効率がいいとは言えません。
そのため、作成したらすぐに生徒や保護者がアプリなどで見れる、時間割連絡にも連携しているシステムがベストです。
一度パターンを登録すれば毎月の時間割を自動作成してくれるもの（労力軽減）
生徒の日々の習い事や講師との相性、学力状態などはすぐに大きく変わるものではありません。
家庭ごとの通塾可能曜日や時間も、親の仕事に影響を受けるため、さほど月によって替わることも少ないでしょう。
そのため一度のパターン登録により、翌月以降の時間割が自動作成できるシステムは、社員の業務量を激減してくれます。
もちろん生徒や保護者から申請があった場合は変更が必要です。
しかしパターン登録ができるものであれば、変更も容易です。
また講師が手作業で作成する場合、生徒や保護者の情報をすべて頭に入れておかなければなりません。
講師も人間なので、すべてを完璧に覚えておくのは難しいでしょう。
ですからミスをしてしまうと、生徒や保護者から「言ったのに変わってない」「伝えたのに対応してくれない」と悪評に繋がってしまいます。
信頼は築くのは大変ですが崩れるのは早いもの。
労力の軽減だけでなく信頼を勝ち取るためにも、パターン登録による管理は多忙を極める塾の時間割作成業務にとっては最適なシステムと言えます。
まとめ
塾の時間割作成業務はとても大切な業務です。
時間割が満足度に直結するケースも多く、適当に決められません。
生徒の成績向上や継続率の高さ、地域の口コミなど、あらゆる面に影響を与えます。
しかしできて当たり前という側面もあり、社員の業務時間とのバランスは非常に悪いです。
そのためシステム化により、業務時間を短縮しつつミスを減らし、生徒や保護者の要望に合わせられるシステムを採用しなければなりません。
たくさんあるシステムの中でも、自社にフィットするものは限られてきます。
そのためさまざまなシステムを比較し、検討する必要があるのです。
ただ作成するだけでなく、細やかなニーズを満たした時間割を作成してくれるシステムは、自塾の発展には必要不可欠。
塾の「あったらいいな」は、現代であれば大半が実現可能です。
ぜひ、自らが望むシステムを探し、現場も社内もよりよいものに変えていきましょう。
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