塾では講義・塾業務だけではなく、たくさんの付随業務があります。
日々の授業報告などは、どのように管理していますか？
紙やメール、エクセルやワードで管理されている塾は、まだ多いのではないでしょうか。
このような手作業による管理には限界があり、塾にも業務改善が求められています。
こうした管理や処理の問題を解決するためには、塾システムの導入が最も最適です。
これからの塾運営改善にはIT化が不可欠ですから、この記事では塾システムの必要性について解説をします。
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塾システムとは
そもそも塾システムとは、いったいどのようなものでしょうか。
かんたんに説明するのであれば、塾のあらゆる業務を支援し、経営の効率化を実現するための、塾のために設計されたシステムです。
ひとことに塾システムと言っても、会計を専門とするものから、授業の割付や支援など、さまざまな種類があります。
塾で解決しなければならない課題から、逐次システム化を目指すべきですが、最終的には経理や事務、そして営業、講義の支援まで総合的に検討すべきです。
塾システムは塾経営のIT化を支援
企業がさまざまなITサービスを導入することを「IT化」と呼びます。
たとえば、生徒の月謝管理について考えてみることにしましょう。
ある塾ではシステム導入前、エクセルで入金チェックを行っていたので、手作業で時間も要していました。
しかし塾システム導入後、銀行口座の入金情報を自動的に取得し、かんたんに確認できるようになり工数を大幅に削減できたのです。
月謝だけでなく時間割、出欠状況、個人情報なども一括管理できるので、生徒それぞれの状況も把握できます。
また塾システムの導入は、生徒だけでなく講師に対しても有効です。たとえば講師の給与計算を例に考えてみましょう。
コマ数を塾システムに登録すれば、自動で計算できる仕組みがあるので、わざわざ経理担当を置いて計算する必要がなくなります。
このように塾システム導入により業務改善ができれば、効率良い塾経営を実現できるでしょう。
塾システムはリモートやタブレット学習などのIT化を支援
塾システムを導入すれば、リモート講義や指導への応用も可能です。
インターネットの環境と映像を写すパソコンは必要ですが、映像と音声そして教材を共有し、遠隔でも対面しているかのような指導環境を構築します。
塾システムによっては、1対1の個別指導や1対複数のような授業をリモートで実現するので、生徒に合わせた授業スタイルを提供できるのです。
また塾の教材として、タブレットを使用したテキストや問題集の利用も普及しつつあります。
タブレット学習は、勉強への苦手意識の克服や、苦手とする問題を克服するためのツールとして大きな効果を発揮します。
移動をなくすことで講師の負担を軽減し、さらに通勤費用も削減できるので、塾運営にも大きなメリットを生み出すことでしょう。
塾システムは営業管理(CRM)や集金業務をサポート
たとえば生徒の月謝や受講状況、講師給与などの細かいデータを入力するため、教室長がパソコンと向かい合っている光景を見たことはありませんか。
塾システムを導入すれば、この作業を軽減することができます。
CRMのデータベースで生徒たちの月謝、住所録などの情報を一括管理できるので、入力漏れもなくなり入力工数も格段に減らせます。
また営業上の見込み管理にも大きな力を発揮可能です。資料をダウンロードした顧客を追いかけ、見込み客化するためにはシステムの支援が欠かせません。
さらに問い合わせのあった、新規見込み客のフェーズや営業状況を管理することで、より確実に成約まで結びつけられるでしょう。
このように聞くと難しいシステムのように感じますが、使いやすいインターフェースが用意されているので、誰でもかんたんに操作も可能です。
ほかにも集金業務において、自動で保護者へメールを送る仕組みができるため、集金業務についても力を発揮します。
なるべく事務作業を軽減し、生徒たちの授業内容に集中できることは、保護者へのアピールとなるでしょう。
塾システムが求められている理由
どうして塾システムが求められているのでしょうか。
それは生産性を大幅に向上し、人のスキルに頼ることから開放され、高く安定したサービス品質を維持できるからです。
働き方改革によりマンパワーに頼る考え方から抜け出なければならないのは、すべての塾に共通した課題。
またマンパワーに頼らずに一定の品質を保つためには、システムを活用した標準化が欠かせないものなのです。
塾システムが必要な理由①生産性を大幅に向上できるから
塾運営にはさまざまな業務が存在します。
入金確認や授業のコマ割り作成、スケジュール管理などの煩雑な事務作業は、多くの時間がかかっているのではないでしょうか。
塾システムを導入する理由の一つは、事務作業の大幅軽減です。
これまで手作業でやっていたことをIT化できれば、業務を効率化でき生産性を大幅に向上できます。
そして後回しになりがちな、新規顧客への集客活動も忘れてはなりません。
確かにビラ配りをしていてもなかなか結果は出ませんし、スタッフの業務は電話営業だけではありません。
しかし塾の売り上げを大きくするために必要不可欠な仕事ですから、営業面でも効率化が必要です。
塾システムには体験授業や説明会で集めた見込み客をリスト化し、進捗を管理・共有できる仕組みがあります。
この仕組みを使うことで、集客業務に関する大幅な効率化を実現できるのです。
塾システムが必要な理由②属人的な業務から開放されるから
多くの塾では、特定のスタッフに依存している仕事があるはずです。
もしそのスタッフが辞めてしまったら、その業務を問題なく引継げますか。
これはある事例ですが、いくつもの教室を運営している塾で、座席表作成や講師の給与管理の担当者が急に退職してしまい、大きな混乱が起きたそうです。
特定の担当者しか事務的な業務ができなかったことが原因でした。
しかし塾システムを活用できれば誰でも同じように業務をこなせるため、特定のスタッフへの依存から解放されるのです。
また授業進捗や生徒情報もシステム上で確認できるため、生徒へ教えた内容や問題点などを講師間で共有可能。
特定の講師だけが問題を抱えこみ、解決しなければならないことが黙殺される事体も減るはずです。
塾システムが必要な理由③高く安定した品質の講義を実現できるから
塾の講義品質を保つことは、最大の使命のはずです。
とくに個別指導の場合は、講師と生徒の距離が近いためより顕著でしょう。
講師によって教え方のばらつきが出ると、保護者からは安定した品質の講義ができない塾と評価を下げてしまうかもしれません。
たとえば生徒ごとにカリキュラムを作成しなければならない場合は大変です。
就業時間内に終わらず、結局自宅に持って帰って仕事をしている講師もいるはず。
これでは仕事を続けるのが難しいと感じる講師も出てしまうでしょう。
それに講師によって得意科目は違いますよね。
このような問題を解決するため、塾システム上で各科目を得意とする講師がカリキュラムを作成すると解決できるはずです。
そのカリキュラムを塾内の全員で共有できれば同じ教室だけではなく、他の教室にも共有でき、ナレッジマネジメントにも繋がるでしょう。
得意科目に集中してカリキュラムを作成できるため、講師の負担を減らせ、講義に集中できます。
これからの塾経営には塾システムが不可欠
講師不足などが予想される将来から、効率良く塾運営を継続するために塾システムは必要不可欠です。
多くの塾がシステムを取り入れ、さらに効率化を進めていくことは必然ですから、すべての塾で検討しなければならなくなるでしょう。
塾システムが不可欠な理由①生徒・親の満足度を高めるため
保護者とコミュニケーションが取れず、子供の成績が上がらないことを理由に、退会されてしまうことは少なくないはずです。
塾で実施したことを、つねに報告していれば問題を回避できたかもしれません。
塾システムには、生徒や保護者とのコミュニケーションツールがあるので、かんたんに指導内容や宿題などを伝えられるでしょう。
お互い連絡できる仕組みがあるので、かんたんに親から塾への要望も聞けます。
塾に対して直接話しづらい生徒が、親に話していることも聞き出せるでしょう。
満足度を高めるにはコミュニケーションが必須です。
電話や対面だと言いづらくてもメールであればやりやすいし、時間も気にせず連絡できます。
そのため、システムを導入することで生徒や親との距離も近づき、信頼関係を構築できるでしょう。
塾システムが不可欠な理由②従業員の働き方改革のため
講師はとても忙しいものです。
普段の講義だけでなく、生徒募集などの塾運営にも携わる講師も多いのではないでしょうか。
人手不足のために、特定の講師に負担をかけ続けてはいませんか。
あまりに負担をかけてしまうと、肝心の授業の準備に集中ができず、質を落としてしまうでしょう。
システム導入の目的は、塾運営の業務改善です。
無駄な業務や無理な仕事をなくして、従業員たちが働きやすい環境を実現します。
スタッフの数は限られているため、適材適所で業務を回していくべきです。
そのためには過剰な任務を与えず、得意分野で活躍してもらう方が効果的でしょう。
働き方改革のために、塾システム導入 も視野に入れて、改善する必要があるのかもしれません。
塾システムのまとめ
塾運営に特化したシステムは、塾運営を効率良くします。
コミュニケーションツールや塾運営に便利な機能によって、生徒や親だけでなく従業員たちも満足できる環境を構築できるでしょう。
満足度の高い塾には新規生徒の獲得や、働きたい講師からの問い合わせも増えます。
人手不足を解消し効果的な塾運営を目指すのであれば、これから不可欠だと考えられている、塾システムの導入もぜひ考えてみてください。
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