塾向けの業務システムは、少し前までは数える程度しかありませんでした。
しかし現在では、数多くのベンダーから塾向けのシステムがリリースされ、多様なニーズを満たすようになりました。
塾にとって、「多くの選択肢から選べること」はメリットですが、「比較・検討の手間が増えること」はデメリットでもあります。
塾向けの業務システムと聞くと、どれも似たようなものと思いがちですが、実はそれぞれのシステムで意外にも機能が異なるのです。
ここでは、塾向けの業務システムを機能の面から比較し、わかりやすくまとめました。
御社のシステム選びの参考になれば幸いです。
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塾向けの業務システムを一覧でおおまかに比較
塾向けの業務システムは、大規模なものから小規模なものまで合わせると、かなり多くの種類があります。
一つひとつを細かく見ていくと、システムの数が多く、機能に関しても各ベンダーで各機能の呼称が違うなどキリがないうえに混乱してしまうでしょう。
そのため、まずはおおまかに機能について把握することが大切です。
下記の表を確認してください。
| ビットキャンパス | A社 | C社 | M社 | E社 | |
|---|---|---|---|---|---|
| 顧客・営業管理 | ◎ | ◎ | △ | × | ◎ |
| 学習教材 | ◎ | ◎ | × | × | × |
| 収納機能 | ◎ | ◎ | ◎ | × | ◎ |
| コミュニケーション | ◎ | ◯ | ◯ | ◯ | ◎ |
| マネジメント機能 | ◎ | × | × | × | △※ |
現在、塾の現場でよく耳にするであろう5社のシステムの比較ですが、こうしてみると機能にこれだけの違いがあります。
もちろん規模によっては最低限の機能だけでも十分な塾もあるかもしれません。
ですがまずは「それぞれのシステムのできること」を知っておくことが大切です。
塾システムの比較①顧客・営業管理について
顧客・営業管理は、いわゆるCRM(カスタマー・リレーションシップ・マネジメント)やSFA(セールス・フォース・オートメーション)と呼ばれる機能です。
顧客のデータを一つのデータベースで集中して管理することで、見込み客の営業管理、入塾後の生徒の学習進捗・苦手科目など、あらゆるデータを瞬時に表示します。
顧客・営業管理
まず問い合わせや体験会、説明会などで集めた顧客データに関して、最後に営業した日付や次に営業するべき期日などを管理。
システムによってはアラート機能などを搭載しているため、営業のモレを防止し、見込み客の取りこぼしを最低限に抑えます。
もちろん家族構成なども把握しておくことで、生徒の兄弟へのアプローチなどにも役立てられるでしょう。
入塾後の管理
次に入塾後の管理です。
同じデータベースを使い、そのまま生徒の学習進捗の管理などに利用します。
授業がどれだけ進んだか、苦手科目はどれか、ほかに気をつけるべきことなど、塾の業務に欠かせない様々なデータを管理可能です。
たとえばビットキャンパスでは上記の機能に加え、顧客管理にでも「これができたらいいのに…」と感じる様々な支援機能が搭載されています。
塾システムの比較②学習教材
塾の学習で成績をさらに伸ばすために欠かせないのが「学習教材」のサービスです。
WEBテストやインターネットを使った問題集の提供で、生徒の学力を伸ばします。
こうした学習教材では繰り返し学習できたり過去の学習データを分析・活用可能。
これまでの紙媒体の学習教材とは異なる、新しい学習効果が期待できます。
塾側で生徒に合わせた教材を個別に準備する負担も減るため、生徒と塾側の双方にメリットがあるといえるでしょう。
塾システムの比較③収納機能
塾の業務の中でも、非常に労力を消費するのが、収納業務・請求業務です。
各システムで違いがあるものの請求書の作成に必要なデータを一括まとめたり、出力したりできます。
過去にはエクセルと専用ソフトウェアを駆使し、時間をかけて処理していた業務を限りなく自動化可能。
従業員の負担を大幅に軽減するとともに、信用に直結する請求ミスの防止にも繋がります。
たとえばビットキャンパスには、下記のような機能が搭載されています。
こうした処理が自動化されるメリットは大きいですよね。
塾システムの比較④コミュニケーション
塾内、塾外問わず、コミュニケーションは非常に大切です。
通常の汎用的なメールやメッセンジャーソフトを使ったコミュニケーションでは、効率性に限界があります。
しかし塾専用のシステムに備わるコミュニケーション機能なら、必要な時に必要な情報を、必要な媒体を通して伝達し意思疎通ができるでしょう。
たとえばビットキャンパスなら以下の通りです。
全体への告知や個別の告知に細やかに対応できます。
塾システムの比較⑤マネジメント機能
マネジメントの機能とは塾に必要な様々な業務支援機能を指します。
ベンダーが提供するシステムによって異なりますが、たとえば細やかなToDo管理や座席マネジメントなどが代表的です。
こうした業務は、非常に重要なのにも関わらず、労力がかかり負担となっているのではないでしょうか。
もちろんエクセルやオンラインの無料ツールなど、汎用のソフトを駆使すれば対応可能な場合もあるでしょう。
しかし汎用のソフトでは管理に限界があります。
複数のソフトを横断して管理しなければならないことやデータの共有の問題などに起因し、こうした問題は同一のデータベースを使わなければ解決しません。
システムを比較・導入しIT化で生産性向上を
生徒数の減少や優秀な人材の確保の困難性、働き方改革などからIT化はもはや必須の課題です。
あとは「どのシステムを選択するか」という問題ですが、ここにはどの塾も必ず迷うはず。
「機能」「実績」「評判」などをしっかりと比較し、失敗のない選択をしてください。
ぜひこの記事での機能比較も参考にしてくださいね。
ビットキャンパスは業界で最初に登場した、塾が塾のために開発した唯一のシステムです。
ご不明点やより詳細な比較などについて知りたい場合は、お気軽に当社までお問い合わせください。
ほんの些細な質問でも構いません。お待ちしております。
また当社のシステム「ビットキャンパス」については、こちらの記事も参考にしてみてください。
