2020年に入り、急速にIT化が進みました。
DXや生産性の向上が指摘される中でIT化は業種を問わずは進んでおり、学習塾は他業種に比べてIT化が遅れていると言われている業界でした。
しかしコロナの影響や生成AIの台頭もあり、学習塾もIT化が不可欠な時代に。
社会が大きな変革を迎えるタイミングで、この流れに乗り遅れるのは、時代から取り残されるということになりかねません。
この記事では学習塾にIT化が不可欠な理由をご紹介します。
必須な理由やIT化の例、他業種も含めた現状についてもお伝えしますので、ぜひ参考にしてください。
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学習塾にIT化が必須な理由とは
学習塾にITを取り入れることには様々なメリットがあります。
学習塾は顧客(生徒)・従業員(講師)・経営の3つの関わりが重要ですが、いずれか一つの要素でいい変化が生まれると、他の要素にもプラスに働くケースが多いです。
一方で悪い変化は他の全ての要素にマイナスに働くことが多く、わずかなほころびが経営に致命的な影響を与えることすらあります。
そこでよい変化を生むために必要なのがIT化なのですが、学習塾でIT化が必要な理由は以下の3つです。
- 生徒の成績を上げる
- 講師やスタッフの生産性を上げる
- 運営にかかる費用を削減する
他にも様々なプラスがありますが、この3つの変化が企業にもたらす影響は非常に大きいと言えます。
塾にIT化が必要な理由①生徒の成績を上げるため
生徒の成績を上げるには、質の良い授業は必ず必要です。
分かりやすい授業、楽しい授業は生徒の成績向上に直結します。
しかし良い授業というだけでは生徒の成績を上げられません。
- やる気を与える
- 刺激を与える
- 達成感を与える
このようにモチベーションの維持が必要です。
これらは講師の力量に左右されるものですが、塾業界の人材不足は非常に深刻です。
いい講師を見つけるのも、育成するのも非常に大変で時間がかかります。
つまり生徒の成績を上げるために、ITの力を活用して行わなければ生産性が追いつかないのです。
生徒のモチベーションの維持は、発想と工夫である程度は対策できるでしょう。
昔ながらの講師と生徒の人間関係構築も必要です。
しかしそれだけではなくシステムを活用し、より効率的に生徒への動機づけができるようになっています。
またニーズが多様化する中で、勉強が嫌いな子が親の意向で塾に通う時代です。
興味や関心を引き、勉強に取り組みやすくするためにも、IT化やタブレット教材によるとっつきやすさやゲーム要素は欠かせないものだと言えるでしょう。
塾にIT化が必要な理由②講師やスタッフの生産性を向上
講師やスタッフへの業務量も非常に多いのが学習塾の仕事です。
特に人気の講師にかかる負担は、とても大きいのではないでしょうか。
通常の授業だけでなく、各種講習やテスト対策、受験対策など、一年を通して常に忙殺されている状態でしょう。
またこのように授業だけでも多忙な中、事務作業もこなさなければなりません。
そうなると働き過ぎにより疲労が蓄積することも考えられます。
その結果として生産性が下がったり、ミスをしてしまうケースもあるでしょう。
生産性が下がるとサービスの質も低下し、生徒の退塾が相次ぐ結果に。
このような悪循環を防ぐためにもIT化は必須なのです。
1つ1つ手作業で行っていた各種業務が、システムで管理されて自動化される状態にすること。
これだけで講師の負担は減り、教室単体の生産性は向上します。
生産性向上の先のサービスの質を高めるところまで見据えて、自社にマッチしたシステムの導入することはもはや不可欠と言えるのではないでしょうか。
塾にIT化が必要な理由③運営にかかる費用を削減
IT導入に踏み切れない経営者様の中には、イニシャルコストを気にされている方もいるでしょう。
しかし学習塾のIT導入は、イニシャルコストが必要なものの、その後の活用次第で長期的な費用を削減できる可能性があります。
日常的な塾内外でのコミュニケーションや事務作業などをシステム化し、自動化を進めることで、重要でない業務のコストを削減できるでしょう。
これは多くの業務を手作業で行っている塾ほど、大きな可能性を秘めているということになります。
学習塾のIT化の例
学習塾のIT化は、非常に多くのメリットがあります。
しかし閉鎖的な環境にある学習塾業界では、昔ながらの方法論で運営、業務が行われているケースが少なくありません。
時代が変わっても変えてはいけないことはありますが、非効率的なことを理解したまま見て見ぬふりをし、惰性のまま続けている業務は改革を起こすべきです。
ここでは、塾のIT化の例として、以下の3つについて解説します。
- 生徒毎の状況の見える化
- 授業の割当効率化や請求・入金管理の自動化
- コミュニケーションの効率化
それぞれについて詳しく見ていきましょう。
IT化による生徒毎の学習進捗状況・理解度の見える化
個人の状況をいつも把握しなければならないのが講師の仕事です。
これまで、生徒個々の学習進捗状況や理解度は、講師の記憶と紙媒体への記録に委ねられていました。
そのため、多くの生徒を抱えていることで、以下のような問題が発生していました。
- 記憶違い
- 手作業による記録のミス
- 認識のズレ
他にも現場の講師の判断に任されていたことから以下のような問題もありました。
- 講師の判断の甘さ
- 退職による引継ぎの甘さ
- 生徒、保護者、経営者にとって成果の基準が分からない
これでは生徒のモチベーションを上げることは難しいですし、保護者や経営者も評価ができません。
そこで求められるのがITによる見える化の促進です。
講師に負担を減らしつつも正確な管理ができます。
また生徒・保護者・講師・経営者等、全ての関係者が正しく講師の仕事ぶりを評価できるでしょう。
もちろんシステムによる判断がすべて正しいわけではありませんが、効率的に学習状況や理解度が見える化できれば、安心や満足が生まれやすくなります。
それがIT化の大きなメリットと言えます。
IT化による授業の割当効率化と請求・入金管理の自動化
講師の抱える仕事で、時間効率が悪いのが、授業の割当・請求・入金管理です。
エクセル主体、手作業で授業の割当を行う塾は多いのではないでしょうか。
ベースがあるとは言っても、担当講師やカリキュラムの割当は時間がかかるものです。
これらが講師の業務量、就業時間の増加の理由になっているのは明白。
IT化でシステムを導入すると、自動で割当が行えるため、質の高い状態で業務量と時間を節約できます。
また、請求・入金管理もマウス1つで可能です。
各種特別講習等のプラスのコマも、一律で管理ができ、入力すれば自動で請求までできます。
さらには引落管理も自動化されるため、職員の負担は大きく軽減され、現場に向かう余裕を生み出せるのです。
請求・入金管理のために、事務員を1人雇うのにもコストがかかるため、システムで自動運用ができるのは大きなメリットと言えます。
IT化によるコミュニケーションの効率化
IT化によるメッセージツールの活用は、円滑なコミュニケーションを生み出します。
現在では多くの企業が自社専用のツールや、チャットワーク、Teams、Slackなどのメッセンジャーツールを利用しています。
その理由はこれまでのメールと比較してコミュニケーションの速度が飛躍的に向上するためです。
しかし塾の現場では従来のメールだけを利用しているケースも少なくありません。
社内コミュニケーションにLINEを使っている程度ではあっても、保護者とのコミュニケーションはメールのままというケースもあるのではないでしょうか。
- 即時性
- 双方向
- 一斉同報
こうした機能を活用できれば塾内外でのコミュニケーションはより簡便に、しかも質が高まります。
つまり塾に特化したシステムを活用することで、塾での業務に必要なやり取りは全て完結し、塾と顧客の双方で満足度を高めます。
今やIT化はすべての業種で避けられない流れに
コロナの影響を受け、時代は急速かつ大きく変化をせざる得ない状況となりました。
これまでのIT化は大手を中心に進んでいましたが、2020年を機に大小問わずすべての業種でIT化が避けられなくなりつつあります。
IT化が進む現状として、経営者が把握しておかなければならないのは下記の2点。
- どの業界でも大手ほどIT化を急速に進めている
- IT化の実施・未実施の企業間で埋められない程の差が開きつつある
システム化による業務のアウトプットは、日が進むごとに開くために数ヶ月、数年とその差が開けば開くほど追いつくことが困難となる恐れもあります。
どの業界でも大手はIT化を行っている
大手ほどIT化が進んでいるのには様々な理由があります。
- ライフワークバランス
- 働き方改革
こうした問題に始まり、2020年のコロナウイルスでその必要性がさらに強まりました。
しかし、このような問題だけではありません。
- 収益を上げるためのシステム化
- 労働生産性の効率化
- コストの削減
- 部署ごとの連携効率化
以上のようにIT化は様々なメリットをもたらしています。
一見すると大手だからできている投資だと思えそうですが、実際には逆です。
小規模な事業者ほどIT化を活用した効率化を図ることで、アイデア経営や柔軟性の高さ、小回りの利くことから大手と差別化できるのです。
IT化に遅れた企業ほど大手と差が開いている
なかなかIT化に踏み切れず、昔ながらのアナログのままの企業は、遠くない未来に淘汰されていくかもしれません。
規模によって程度はあれど、IT化はビジネスにおいて必要不可欠な要素です。
人に頼った労働力だけでは限界があり、中小企業ほどIT化により効率化し、差別化により激化する競争を勝ち抜く必要があります。
ふんだんな資本のある大手は投資ができるために有利だと感じるかもしれません。
ですが大手には大手の弱点があり、機動性に乏しく何をするのにも時間がかかります。
対して中小企業は小回りが利き、即断即決で様々な施策を実行でき、顧客の細やかなニーズに対応できる点が強み。
とはいえ、時間をかけなくてもよいタスクに忙殺されていては、こうした中小企業の強みは活かせません。
大手に追随し経営を安定化させるためには、IT化は避けて通れない道なのです。
生徒の集客と従業員のQOL向上のために塾のIT化を
塾が生き抜いていくためには、顧客と従業員の両方の満足度を向上し維持していかなくてはなりません。
生徒の集客には、生徒や保護者のニーズを満たすことが求められます。
またいい講師を雇い続けるためには、従業員が満足できる職場環境を整備しなければなりません。
人と人との関係性が重要な塾業界だからこそ、顧客と従業員の満足度を上げるためにIT化が不可欠であることをご理解いただけたのではないでしょうか。
時代の波にうまく乗り、IT化を推し進めることが、生徒の集客と従業員のQOL向上には必要なのです。
生徒・保護者・従業員・経営者、学習塾はステークホルダーのそれぞれが密接にかかわり合い、相互に作用しています。
それぞれに大きなメリットをもたらし、Win-Winの関係を生み出すのがIT化です。
自塾の個性や特性を最大限に活かすために、ITの力を活用し、残り続ける企業を作り上げていきたいですね。
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