現在の学習塾は厳しい状況に置かれています。
子供の数が減少し、競争が激化するだけでなく、労働環境の見直しや講師、社員などの人員確保と課題が山積です。
これからの塾経営は、あらゆる環境を整えていかなければ、とあっという間に苦しい経営上谷なってしまいます。
こうした時代の流れから、塾業界に限らずすべての企業で注目されているのがRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)です。
ここでは、RPAの特徴やメリット、デメリット、塾業界におすすめのRPAをご紹介します。
ぜひ、自塾への採用を前提として、採用後のイメージを膨らませてお読みください。
RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは
現在、社会的に大きな変革の時期を迎え、注目度が増しているRPA。
聞いたことがない方もいらっしゃるのではないでしょうか。
RPAの特徴は、
- PCの動作を自動化できる画期的なソリューション
- 働き方改革の決定と言われるほど有用
の2つです。
それでは1つずつご紹介します。
PCの動作を自動化できる画期的なソリューション
RPAとは、事務作業の効率化を図るツールです。
ただ効率化を図るだけでなく、プログラムにより一連の事務作業を自動化して職員の業務量を激減させます。
塾講師は現場で生徒に勉強を教えるだけが仕事ではありません。
- 経理処理
- カリキュラム作成
- 学校や塾内テストの成績管理
- 生徒対応、保護者対
- 各種検定、入試のデータ管理
など、現場の「教える」業務以外に様々な仕事を抱えています。
単純作業や形式の決まったデータ管理を、人員を割かず、自動で処理できるのがRPAです。
もともと塾業界は長時間労働でブラックなイメージがあります。
業務負荷軽減のためには、人員の確保が必要です。
しかしスタッフを確保するにもお金がかかりますし、新卒採用後に3年程度の離職が一般的な塾業界ではなかなか採用もうまく進みません。
こうした状況で、もしPCが人手代わりとなるのは大きな魅力ですよね。
初期投資の額がやや高めでも、ランニングコストは安く業務も正確です。
長く使えば使うほど、コスト面でのメリットが大きくなります。
RPAは塾にとって業務の効率化だけでなく、経営状態の改善にも大きく貢献する事務作業面における強力な助っ人と言えるでしょう。
働き方改革の決定だと言われているほど有用
RPAはホワイトカラー層の業務を効率化するツールです。
働き方改革が進む時代の波に乗り、現在AIに続く注目を浴びるソフトウェアだと考えてよいでしょう。
- 完全週休二日制
- 残業、休日出勤など労働時間削減
- ライフワークバランス
こうした労働環境の改善を求める声が増え、コンプライアンスの遵守が不可欠な時代では機械化・自動化は避けられません。
特に長時間労働による弊害やトラブルは労使で深刻な影響をもたらしかねないほど。
しかし経営者の立場で考えれば、少ないリソースでいかに効率よく収益を上げられるかが事業継続のための肝。
そこで人の代わりに機械に働いてもらうことが注目を集めているということなのですね。
AIやRPAが注目される理由はここにあります。
RPAは自動で事務処理を行ってくれるため、
- 24時間、365日稼働できる
- 正確で素早い処理ができる
- ヒューマンエラーの未然防止
など働き方改革を進める上で大きな活躍が期待されています。
人に頼る業務が多く労働環境の整備がなかなか難しい塾業界にとって、RPAによる事務作業の自動化は選択肢の一つとして注目されているのです。
RPAが得意なこととメリット
多くの企業で採用が進むRPAのメリットにはどんなことが挙げられるのでしょうか。
RPAが得意としメリットとしても挙げられるのは以下の通りです。
- 異なるアプリケーション間での自動化作業
- 大量の繰り返しのある単純作業
- 経理業務
使い方によってはさらに効率化が図れるため、2人分にも3人分、上手に活用をすればそれ以上の効果を発揮できると考えられます。
PCのプログラムですから、人と違い24時間365日働いてくれる頼もしい味方。
過去には工場などでの作業、つまりブルーカラーの仕事が機械に置き換えられ効率化・安全化しましたが、同じ流れがホワイトカラーにも起ころうとしています。
異なるアプリケーション間での自動化作業
塾での事務作業は分解してみると、意外とそこまで複雑な作業はありません。
- カリキュラム作成
- 座席配置
- 日程表
- 受講コマ数の決定
- 成績管理
このようにそれぞれの業務自体は思いの外単純なものが多いです。
しかし、複数の業務が組み合わさり大量の単純作業が発生することで時間を奪われミスも発生します。
1つミスが発生することで、他の部分にも影響があるケースがあるため慎重にならざるを得ず、ますます時間がかかってしまうのです。
ですがRPAは人による手作業と異なり、一つひとつの業務を指示通りに正確かつ高速でこなします。
さらにこれまでのソフトウェアと異なるのが、全く関連性のない複数のソフトウェア間を行き来した処理まで可能な点です。
例えばオリジナルの塾システムとエクセルやウェブブラウザなどを行き来する作業もかんたんに実現できるということ。
マウス操作を座標やオブジェクトで認識し、キーボード操作なども自動化できるため、異なるアプリケーション同士の連携を実現します。
大量の繰り返しのある単純作業
成績処理や経理処理、取得コマ数の決定など、単純作業が多い塾の業務。
1つの業務の難易度は高くなくとも、塵も積もれば山となるもので、人は繰り返しの単純作業が得意ではありません。
実際に膨大な量のデータ処理は、人よりも機械の方が優れています。
反対に単純作業の数が増えるほど効果を発揮するRPA。
それなら単純な業務はRPAに任せてみませんか？
単純作業の問題は、ヒューマンエラーが多く起きることです。
そのミスの度に、労働時間が増えてしまい、本来のやるべきことに力を発揮できなくなってしまっては本末転倒ですよね。
RPAは定期的なメンテナンスを続けることで、きっと塾の強い味方になってくれることでしょう。
経理業務などの自動化に最適
どの職場にも事務職員は必要です。
特に経理業務は資格を持っている方や現場経験のある方でなければ務まりません。
ですがRPAを取り入れることで、必要以上に人的コストをかけずに済みます。
さらに塾の場合、管理職や講師が生徒の受講コマ数を管理し、経理処理まで担っているケースも少なくないでしょう。
現場を得意としている管理職級の方でも事務処理が苦手な人は多く、経理業務でのミスが多く起き、それが現場の授業の質を落とすことにも繋がりかねません。
とはいえ、お金にまつわるミスは顧客に対する信用を大きく損なうことにも繋がりかねないため、ミスは許されないもの。
たとえば塾では、テスト対策や期別講習、受験対策など様々なオプションによる学費の変動で請求額が毎月異なるといったケースも多いです。
そのためミスが発生することは珍しくありません。
これらを未然に防止し、自動で正確に処理できるRPAは塾業界にぴったりのシステムなのです。
RPAが苦手なこととデメリット
便利で効率化が図れるRPAですが、もちろん苦手なことやデメリットもあります。
代表的なものは以下の通り。
- 複雑で有機的判断が伴う作業
- 定位的にスキームに変更のある作業
RPAは万能ではなく、柔軟な対応や変更に弱いです。
適材適所が必要となるため、RPAの苦手分野やデメリットについて、きちんと理解をしておきましょう。
複雑で有機的判断が伴う作業
現時点ではRPAが自ら考え、判断することはできません。
そのため、他のシステムの状況を見て、臨機応変に事務処理を行えません。
あらかじめ決めたプログラムと条件に対応した動作しかできないため、正しくメンテナンスを行う必要があります。
例外的な動作が発生した場合、人のような状況に合わせた動作はできないのです。
RPAができるのは、データの提供と単純作業の繰り返しです。
人の存在価値をより高めるシステムであり、最終的なサービス提供は現場の人間が絶対に必要だと考えておきましょう。
なお複雑な業務であっても業務を標準化・マニュアル化し、条件設定を細かく行うことで、大半の業務を自動化できます。
定期的にスキームの変更がある作業
一連の作業を繰り返し行うRPAでは、スキームの変更にソフトウェア自身で自動的な対応はできません。です。
指示通りに仕事をこなす新入社員をイメージするといいでしょう。
新入社員さんは伝えた通りに仕事はできるものの、下記なような状態になるのが普通ですよね。
- 問題に対して柔軟な発想が難しい
- 指示以上に質の高い内容は遂行できない
- イレギュラーに弱い
RPAも同じようなものだと考えていただけると分かりやすいかと思います。
スキームの変更には、その度に設定の変更が必要です。
月ごとの処理システム変更も、再設定やメンテナンスが必要となることに留意は必要です。
そのため、生徒対応には不向きと言わざるを得ません。
このようなデメリットもあるため、塾としてスキームを変更する頻度が高い場合には、作業内容が変わらない別の業務から徐々に拡大させていくのと失敗が少なくなるでしょう。
塾業界はPC一台から導入できる「WinActor」からスタートを
メリット、デメリットを踏まえ、塾業界で導入するのにおすすめなRPAは「WinActor」です。
「WinActor」はNTTグループで開発されたRPAツールで、幅広い対応OSに対応しています。
純国産のシステムなので、日本語にも完全対応している点が安心できるところでしょう。
さらには、多くのRPAがある程度の規模からの導入が想定されていることに対し、WinActorではPC1台から導入できる点もメリットです。
子どもの数が減っても利益の確保は必須
子ども数は年々減少傾向にありますが、子ども一人に充てる教育費は増加傾向です。
つまり質のいい教育を行うための投資自体は減っていないと言えます。
いくら安くても成績が上がらない塾には、子どもを通わせ続けられないのが親の心理です。
これからの時代は、生徒と保護者の満足度を上げるため、より質の高いサービス提供をしなければなりません。
しかし質の高いサービスをしていてもそれだけでは収益性は高まりません。
そのため売上高だけではなく、より利益率に目を向けた教室経営が求められます。
- 人的コストを減らし効率を高める
- 講師の質の向上に焦点を絞る
この2つは今後の塾経営の最優先課題です。
RPAを採用することで、下記のような課題を解決できます。
- 事務作業にかける人的コストの抑制
- 現場の講師の本来の職務に集中させる
これなら、現場の講師も経営者も双方にとって大きなメリットになりますよね。
働き方改革時代、業務が効率化されていることは人材募集にもプラス。
働き方改革時代を迎え、業務の効率化は企業の魅力に直結します。
正社員にこだわる時代背景から、派遣やアルバイトなどへの雇用形態の変化が表すように、新卒社員も企業の労働環境によっては簡単に辞めてしまう時代です。
塾はとても忙しい職種であるため、業務の効率化が図られている企業はそれだけで他社と差別化できていると言えます。
子どもに勉強を教えたいという夢を持つ人材は一定数存在しているため、労働環境さえ良ければ優秀な社員を集めることだって可能ということ。
彼らが働きたいと思える職場にするために、RPAを取り入れることは、企業努力としても魅力的なものとして映るでしょう。
ライフワークバランスが求められる時代だからこそ、RPAの価値は高まっています。
まだまだアナログが主流の塾業界で、他社との差別化を図るにもRPAは非常に優秀なツールなのです。
まとめ
いよいよ塾業界にもデジタル化の時代が到来しました。
そこで注目のシステムがRPAです。
単純作業の自動化は、塾にとっては画期的なシステムと言えます。
RPAには得意分野と苦手分野があるため、特性を理解した運用が必要です。
塾業界は他の業界と比べ、動きが鈍い業界なので、最新システムの導入により、利益と人材の確保ができるメリットもあります。
現場の講師が生き生きとできる塾は、子どもや保護者にとっても魅力的です。
そうした環境を実現し人的コストの抑制も見込めるRPAは、今後の塾にとって必須のシステムとなるでしょう。
WinActorはPC1台からスタートでき、純国産で高い信頼性を持ちます。
ぜひ塾の未来のためにも導入を考えてみてはいかがでしょうか。
