今、私たちは少子化が進む中で、子ども一人ひとりの教育費が増加している時代に直面しています。
これは、本当に質の高い教育サービスを提供する塾だけが生き残ることを意味しているのです。
生徒の母数が減少しているため、一人の生徒を獲得するためには、多角的なアプローチが必要になります。
塾経営者には、顧客ニーズの多様化への対応、優秀な人材の確保、労働時間の効率化など、多くの課題があります。
この状況を改善するため、塾業界もIT化の波に乗る時が来ています。
確かに、現在のところITの普及率はまだ低いのが実情です。
しかし、この状況を逆手にとれば、大きなチャンスと言えるでしょう。
ITを効果的に取り入れることができれば、顧客にも職員にも他塾と比べて優れたサービスを提供でき、安定した経営へと導くことができます。
今回は、塾経営にぴったりのシステムについてご紹介します。
現在の状況を一新し、未来に備えるためにも、ぜひこの情報を参考にしていただければと思います。
これからは塾もシステムの導入が不可欠に
塾の経営環境は非常に厳しいものがあります。
厳しさを増す現状を見ている限り、時代の変化に対応できない塾は市場から淘汰されてしまう可能性が高いと言わざるを得ません。
これからの塾経営では、いかに効率よく運営を行えるかが、その存続のための重要な鍵となります。
塾システムを導入する理由の一つとして、人材確保の問題があります。
一人前の塾講師になるまでには、実践を通じて多くの経験を積み、教え方だけでなく多様なスキルを身につける必要があります。
さらに、営業活動もこなせるようになると、他の職種に比べて長い時間が必要です。
しかし、現実問題として塾業界は新卒入社3年以内の離職率が高い業界の一つです。
大切に育てた人材が、仕事の厳しさから退職してしまうのは、経営者にとって大きな損失です。
これらの課題を踏まえると、経営のポイントは「マンパワーに頼らない運営」と「人手不足の解消」にあります。
これから、これらの重要な2点について、さらに詳しくお話しします。この問題を解決することが、塾の長期的な成功へのカギとなるでしょう。
マンパワーに頼る塾経営は限界！淘汰される時代に
塾経営において、人気講師への過度な依存は、実はリスクを伴う経営手法です。
確かに、人気講師がいれば生徒が集まり、教室運営も順調に進むかもしれません。
しかし、そのような単純な考え方はもはや時代遅れと言えるでしょう。
特に、人気講師が独立するなどで退職した際の影響は大きく、経営に大きなダメージを与える可能性があります。
今、塾経営に求められるのは、個々の講師に依存するのではなく、全体としての質の向上を目指すことです。
1人の講師が100人の生徒を集めるのは素晴らしいことですが、5人の講師がそれぞれ60人ずつ集める方が、経営上のリスクは低減されます。
では、人気講師はなぜ多くの生徒を集めることができるのでしょうか。
それは彼らが授業の技術、生徒や保護者とのコミュニケーション、募集企画や戦略において優れたスキルとノウハウを持っているからです。
これらのスキルやノウハウを組織全体でナレッジ化のうえ共有し、システム化することにより、どの教室も一定水準以上のサービスを提供できるようになります。
組織力が筋肉質で強い経営を実現するということですね。
経営の成功は、効果的な事例を共有し、それを基に各自が学び成長することにあります。
0から成功事例を作り上げるのは時間がかかりますが、既にある成功事例を共有し、それを参考にすることで、効率的な経営改善が可能です。
これからの塾経営では、教室全体で情報を共有し、全体の質を向上させることが重要です。これにより、全体としての経営の安定と成長を図ることができるでしょう。
人手不足を克服するには塾システムが必須
塾運営には、日々様々な業務が伴います。
授業の準備、座席の配置、スケジューリング、掲示物の作成、清掃など、教室運営だけでも負担が大きいです。
さらに、月謝処理のような事務作業もありますから、定期テスト対策や特別講習などが重なる月は特に忙しくなります。
しかし、職員を増やすことも簡単ではないため、人手不足に陥りやすいのは誰もが理解しているはずです。
結果として、職員への負担が大きくなり、業界全体の高い離職率につながっています。
これらの問題を解決する鍵は、システムによる一括管理にあります。
システムを導入することで、職員の負担を軽減し、それにより授業の準備やシミュレーションにもっと時間を割くことができます。
結果として、教室のサービス品質が向上することになります。
悪循環は組織を苦しめますが、好循環は組織を強く健康なものに変えていきます。
システムによって効率化できる部分は積極的に活用し、人の手が必要な現場業務に職員の力を集中させることが、今後の塾経営を成功に導くためには不可欠です。
塾システムの自社開発は現実的ではない
塾システムの導入を検討する際、市場に既に出回っているシステムの利用に抵抗を感じる方もいるかもしれません。
しかし、自社でシステムを開発しようとした場合、いくつかの大きな課題に直面することになります。
ここで、その主な課題を3点に分けてご紹介します。
高額な開発コスト
塾システムを開発する際には、非常に高いコストがかかります。
業務が細かく分かれているため、それぞれのシステムを個別に構築する必要があります。
例えば以下のようなものが挙げられます。
- 成績管理
- 入退室管理
- 座席作成
- カリキュラム計画
- 教材管理
- 集金管理
- テスト管理
- 保護者対応用システム
このように、数多くのコンテンツが必要です。
これらすべてにコストがかかるため、結果として開発には巨額の投資が必要になります。
開発コストの回収にはかなりの時間を要する
塾でシステム開発のコストを回収するには、非常に長い時間がかかることが一般的です。
その理由は、塾の収入が基本的に生徒一人ひとりの授業料に依存しているためです。
新しいシステムを導入しても、その効果がすぐに生徒数の増加につながるとは限りません。
例えば、他の業種で自社製品を販売する場合でも、マーケティングやSNSを活用しても、その成果が現れるまでには数ヶ月かかるのが通常です。
塾の場合、口コミが非常に重要な役割を果たすため、システムが稼働してから1年や2年経過して初めて、生徒数の増加につながるケースが多いのです。
未来を見据え、現状を変革しようとする意欲は素晴らしいことですが、十分な資金力がない限り、自社でのシステム開発は大きなリスクを伴います。
このため、市場に出回っている既存のシステムを上手に活用することが、塾経営における賢明な選択と言えるでしょう。
終わりのないメンテナンス
システム開発が完了しても、それは終わりではありません。
メンテナンスやアップデートが継続的に必要となり、これにもまた費用と時間がかかります。
部分的なシステム化では効果が出にくく、何度もシステム導入を行うことは現場の混乱を招きかねません。
こうした理由から、自社開発ではなく市場に出回っているシステムの導入を検討することが、効率的かつ経済的な解決策と言えます。
発生した問題を解決する為に、メンテナンスを行い、試験運用を行う必要があり、毎年何かしらのメンテナンスが行われていくのです。
塾という特殊な業態の場合、自社開発よりも開発を熟知した企業のベストプラクティスを導入する方があらゆる面でメリットが大きいでしょう。
塾システムのベストプラクティスはASP・SaaS
自社でシステムを開発する際にかかるコストやトラブルのリスクを考えると、塾経営にはASP（Application Service Provider）やSaaS（Software as a Service）を利用するのが最善の選択です。
この選択が推奨される主な理由は、以下の3点です。
1. 塾業界に特化したASP・SaaSが最適解
塾経営に特化したASP・SaaSの利用は、多様な業務に適した最適解(ベストプラクティス)を提供します。
これにより、塾の特有のニーズに合わせたシステムを利用することができます。
2. 塾経営から集金までをカバーするオールインワンシステム
ASP・SaaSは、授業管理から集金処理まで、塾経営に関わる全てのプロセスを一つのシステムで管理できるオールインワンソリューションを提供します。
これにより、業務の効率化とシンプル化が可能になります。
3. メンテナンス不要で常に最新の状態を維持
ASP・SaaSを利用すると、メンテナンスの必要がなく、システムは常に最新の状態に保たれます。
これにより、経営者はシステムのアップデートやトラブル対応に関する心配から解放され、本来の業務に専念できるようになります。
他にも多くの利点がありますが、これら3つの点を考慮すれば、既存のシステムの導入が塾経営において大きなメリットをもたらすことは明らかです。
塾業界向けに特化したASP・SaaSが最適解
塾業界は、他の業界と比較して業務の種類が非常に多岐にわたります。
それに伴い、多くの異なるシステムが必要となることが一般的です。
このため、塾業界に特化したシステムを導入することで、効果を早く実感し、業務の効率も向上させることが可能です。
最近は塾業界向けに開発されたASPやSaaSの選択肢も増えています。
そのため、自社のニーズに最も合ったシステムを見つけ、現場での活動がスムーズに進むよう選択することが重要です。
適切なシステムを選ぶことで、日々の業務をストレスなく遂行し、塾運営の効率を大きく高めることができます。
塾経営から集金までオールインワン
塾業界に特化したASPやSaaSの利用は、そのオールインワンの特性により極めて効率的です。
これらのシステムを導入することで、教室運営はもちろんのこと、生徒の成績管理、保護者対応、サービスの強化など、多岐にわたる業務を改善できます。
募集戦略の立案や期別講習のカリキュラム作成など、通常は時間と労力を要する業務も、データに基づいて効率的に行えるようになります。
さらに、現在在籍している生徒の月謝管理に関しても、請求から集金、追跡までシステムが自動で行い、新入生の初回学費計算も簡単になります。
このようなシステムによる自動化と効率化は、職員一人ひとりの負担を大幅に軽減します。
また、教室運営の状況をリアルタイムで把握できるため、教室長の報告と経営者の認識のギャップを埋めるのにも役立ちます。
教室の状況がデータで可視化されれば、現場の問題点にも迅速に気づくことができ、先手を打った対応が可能になります。
これにより、生徒の退塾を防ぐなど、より積極的な経営対策がとれるようになるのです。
メンテナンスが必要なく常に最新の状態
ASPやSaaSは常に最新の状態を保持しているため、使い勝手が良くストレスフリーな運用が可能です。
また、提供元によるメンテナンス作業が主に深夜から明け方に行われるため、日中の業務に影響を与えることが少なくなります。
これは、職員にとって、日々の業務に集中できる理想的な環境を提供することにつながるでしょう。
使い勝手の良いASPやSaaSを採用することで、その効果は2倍、3倍に増幅される可能性があります。
そのため、自社に最適なシステムを積極的に導入し、職員が教室運営や生徒指導に集中できる環境を整えることが、塾経営における成功への鍵となります。
これから塾システムを導入するならビットキャンパスがおすすめ
現在、様々なASP、SaaSを中心とした塾システムがありますが、塾システムの導入をする場合はビットキャンパスがおすすめです。
塾運営の経験を基に作られたサービスで、顧客情報管理から事務作業軽減、若手の育成支援、教務・広報支援など、欲しいシステムが1つに詰まっています。
スタディーサプリと業務提携を行い、映像授業の充実化も図っているため、これから需要拡大が期待されるICTへの着手も可能です。
いいシステムは職員を活発にし、明るい教室を作り上げます。
明るい教室だからこそ、生徒も生き生きと授業に取り組み、成績向上へ繋がる。
そして口コミとなり、生徒が増え始め、安定した経営が可能になります。
塾システム導入をご検討されている方は、ぜひ一度、ビットキャンパスを覗いてみてください。
資料請求もできるので、目を通すだけでも様々な情報が手に入れられますよ。
