働き方改革を受け、世間では労働環境の改善が不可欠となりつつあります。
塾業界は長い間、長時間残業や休日出勤など、労働環境の整備がなかなか進みづらい業界であったのではないでしょうか。
ですが現代では労働環境の整備をしなければ企業を守れない時代となりました。
そこで、システム導入が不可欠となるのですが、検討時に直面するのがコストです。
「労働環境を整えたくても、資金がないからできない」と思っている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、システム導入費用を抑えるASP方式をご紹介します。
IT化の重要性やシステムの種類、ASPタイプのメリットやデメリットをお伝えしますので、ぜひ参考にしてください。
＼ビットキャンパスの詳細はこちら／
塾の業務効率化にはIT化が必須
労働環境改善のためには、業務の効率化が必須です。
そこで、IT化は避けては通れない道でしょう。
これまでのアナログや半アナログから脱却し、デジタルへと変化させていくためには、古い慣習からの改革が必要です。
業務効率を上げるためのIT化が必須な理由は以下の3つです。
- 働き方改革をしないと人が集まらない
- 塾内のあらゆるデータの効率的な活用
- 次の教室展開に備える
IT化は職場環境を一新させるアイテムなので、ぜひ導入に向けて前向きに検討したいところですね。
働き方改革をしないと人が集まらない
現在、就職・転職市場は求職者有利の状態が続いています。
少子化に伴い、労働人口が今後も減少していくとともに、企業にとって人材確保は重要な課題です。
どれだけ素晴らしい塾でも、いい指導をするのであれば人材がいなけれ実現できません。
ですが優秀な人材は引く手あまたです。
優秀な人材は働く先に困らないため、労働環境がいい企業に取られてしまうでしょう。
そのため、政府が推進する働き方改革に準じた労働環境整備は必須です。
現在の塾業界は、まだまだ労働環境の整備は整っていません。
つまり今、労働環境の整備ができれば、他塾との差別化を図れるということです。
人生の長い時間を過ごす職場だからこそ、労働者側から見ればよりよい環境がいいですよね。
また現段階で整備ができていなくても、取り組み姿勢を見てもらうだけでもアピールポイントになります。
塾は情報産業！塾内に散らばるデータを活用する時代
学習塾は有益な情報で溢れた場所です。
生徒情報はもちろん、成績アップや合格率、エリア内の学校数、人数など、無数のデータがあります。
こうしたデータをいかに活用するかが他社と差別化するためのポイントです。
膨大な量のデータを活用するためにはITがなければ難しい、というよりも不可能でしょう。
例えば、生徒の成績が向上したことを紙面に乗せて訴求したいとします。
この場合に必要となるのは、比較するため成績データです。
これをITなしでやろうとすると、1人1人の成績データを見ながら手作業でやらなければなりません。
さらに前々回との比較、その前もとなるとかなりの時間が必要です。
ITを取り入れれば、これらが数クリックで表示できるため、明らかな効率化が実現できます。
成績データの抽出だけでもかなりの時間が生まれるため、これ以外のデータ抽出も考えれば、年間を通してかなりの時間を捻出できることが想像できそうです。
データ活用は生徒の募集で必要なだけでなく塾の退会の防止にも必須です。
活用しやすい状態を作るためにも、IT化は避けて通れないと言えます。
業務の標準化・クラウド化をしないと次の教室展開ができない
教室展開を考えた際、最も頭を悩ませるのは人材ではないでしょうか。
教室長として教室を支えられる人材は、正直そう多くはいません。
責任感や指導力だけでは教室運営はうまくいかないのです。
そうなると、できる人材が2教室、3教室と兼任しなければならなくなります。
もちろん、経営者やエリアマネージャーが管理をするとしても、情報の一括管理は不可欠です。
各教室の状況を正確にとらえなければ、業務分担もできません。
塾は教室が比較的離れているため、毎日、常に顔を合わせて仕事ができない職種です。
特に期別講座、テスト対策になると、各教室ごとに授業が行われるため、全員がそろう機会は少なくなります。
そのような場合でも、各教室の状況をいつも把握できる状態にしなければなりません。
それも時間をかけてではなく、いつでもすぐにデータで確認できる状態が理想です。
そうでなければ業務の割振りも的確に行えないはずです。
そのため業務の標準化・クラウド化は、労働環境改善のため、また管理者の管理しやすい環境整備のためにも必須なのです。
システムにはクラウド型とオンプレミス型の2つの種類がある
システムと一言で言っても、業態や規模によって扱いやすいものとそうでないものがあります。
サーバーを置く場所によって分類することができ、大きく分けると以下の2種類に分かれます。
- クラウド上にサーバーを置くクラウドタイプ
- 会社にサーバーを置くオンプレミスタイプ
初めて聞く方には違いが全くわからないかと思いますので、ここでかんたんに把握しておきましょう。
クラウドにサーバーを置くクラウドタイプ(ASP)
クラウドとは、インターネット上に設置されたサーバーを活用するシステムとご想像ください。
会社内に機器を設置しなくていいため、下記のようなメリットがあります。
- 初期コストが安い
- 利用料も抑えられる
- 契約が済めばすぐに使える
- メンテナンスが楽
- 既存のシステムとの連携がしやすい
- 障害対応はサービス提供業者が行う
特に学習塾では、必要なコンテンツが塾の間で大きな差はありません。
小規模～中規模の学習塾では、クラウドタイプで十分対応が可能です。
また比較的規模の大きい場合でも、業務の一部をASPによって自動化できるため、柔軟な対応ができます。
費用的にもオンプレミスタイプと比べると数分の一から数十分の一とかなり安く抑えられるため、他業種でもクラウド導入によるシステム化が主流です。
会社にサーバーを置くオンプレミスタイプ
オンプレミスタイプは、会社にサーバー機器等を設置し、ソフトウェアも独自に購入する方式です。
メリットとしては下記の2点が挙げられます。
- カスタマイズしやすい
- 既存のシステムとの連携における自由度が高い
一方でデメリットとして下記の4つが挙げられます。
- コストが高い(導入、利用、災害対策など)
- 導入までに時間がかかる
- 障害対応は自社対応
- サーバーのスペックが大きくなりがち
スペックが大きいほどコストもかかりますし、故障の際の修理対応にも費用が多くかかります。
潤沢な資金力がある場合は独自的な利用が可能です。
ですが中小規模の塾の場合、コストパフォーマンスは高いとは言えません。
それならば、少ないコストで運用できるクラウドタイプを選択し、人材を有効活用した自社ブランディングをした方が、大きなメリットが得られると言えます。
クラウドタイプ(ASP)の塾システムは導入費用が安価
クラウドタイプ(ASP)のシステムは、オンプレミスタイプと比べて導入コストが安い点が最大のメリットです。
いくら素晴らしいシステムを導入し、労働環境改善を行っても、収益が上がらなければ意味がありません。
収支のバランスという面でも、これからシステム導入を考えている場合はASPタイプを選ぶといいでしょう。
ASPタイプの塾システム導入のポイントは以下の通り。
- 導入までのプロセスがシンプル
- 常に最新のシステムが使える
- 家庭からの費用徴収によるシステム導入が可能
それぞれについて詳しく見てみましょう。
導入までのプロセスがシンプル
機材設置やサーバー、ソフトウェアの購入など、様々な導入ステップが必要なオンプレミスタイプに比べ、クラウドタイプ(ASP)は契約をすればすぐに使えるため、導入までの時間はほとんどかかりません。
たとえばクラウドサービスでは、GmailやGoogle maps、チャットワークなどを想像していただけると分かりやすいと思います。
クラウド上にシステムが存在し、インターネットブラウザを使ってサービスを利用するため、提供会社の設定後はすぐに利用可能です。
また多くの塾で利用できるように設計、製作されているため、比較的かんたんな操作で必要な機能を使用できるでしょう。
マニュアルを読みながら、実際に使用してみることで短期間で習得できるはずです。
大規模な施工も必要ないため、クラウドタイプは安価に導入しやすく使いやすいため、多くの業界で導入が進んでいます。
常に最新のシステムが利用可能
ASPタイプでは、サービス提供業者が常にシステムのメンテナンスや改善を行っています。
これにはセキュリティー面でのサポートも含まれているため、常に安心して利用できるということ。
小規模な修繕や使いやすさを追求したメンテナンスである場合が多いです。
これらをオンプレミスタイプで行う場合、メンテナンスごとに費用が発生します。
現地での作業が必要ですから、導入を依頼した企業に追加で費用を支払わなけれればなりません。
そのためクラウドサービスで、常に最新のシステムが利用できるのは非常に大きなメリットと言えます。
利用に際し、使い方が分からなかったり障害が生じたりしたら、即座にサポートを受けられる点もASPタイプならではのメリットでしょう。
クラウドタイプ(ASP)のデメリット
コストパフォーマンスに優れ、メンテナンスや改善も自社で行わなくていいASPタイプのシステム。
ですが抑えておかなければならないデメリットもあります。
クラウドタイプのデメリットは以下の通り。
- 月額料金がかかる
- カスタマイズが難しい
使いやすく導入しやすいASPタイプのシステムですが、この2点については十分留意しておきましょう。
月額料金が発生する
クラウドタイプのシステムには月額料金が必要です。
導入費用が発生しない代わりにサブスクリプションサービスとして利用料金が発生します。
月額料金はサービス提供業者、システムによって異なりますが、システム代＋ID制の場合が多いです。
ID使用料に関しては、1IDあたりいくらとされているものや、10ID、20ID単位での契約のところもあります。
また少額ではありますがクラウド側への初期設定のための費用も必要となる点は覚えておきましょう。
初期費用はオンプレミスタイプほどではありませんので心配ないです。
毎月の費用はかかるものの、オンプレミスタイプのように初期導入費用、各種メンテナンス代、障害対応などの費用は安価で済むのでトータルとしては安価で運用可能です。
カスタマイズが難しい
クラウドタイプはサービス提供業者が企画立案、製作まで行うため、自社のシステムに応じたカスタマイズはできません。
どちらかといえば、導入したシステムに自社の業務をどのように合わせていくかを考える必要があります。
これまでのやり方から変える必要があるかもしれないため、導入による混乱の防止への配慮が必要です。
このような事態を防ぐためにも、必ず提供されているサービスを事前に確認し、他業者との比較も行うなどの精査をするようにしましょう。
自社のやり方をとことん追求したい場合は、オンプレミスタイプの方が柔軟性はありますが、その分だけ価格は跳ね上がりリプレイスの度に莫大な費用が発生することになります。
ですが新しいやり方の方が慣れてしまえば早い場合もあるため、価格だけでなく社内環境を十分に考慮したうえで導入するシステムを決定するようにしましょう。
【まとめ】クラウドタイプはメリットの方が大きい
使用するシステムによって業務効率は大きく変わります。
「システム」と一言で言っても、業者によって提供するサービスは違うものなのです。
そのため、価格だけでなく、自社にフィットしているか、導入後の業務状況はどうなるかなど、未来を見据えた上で導入を決定しなければなりません。
システムのタイプはクラウドにサーバーを置くクラウドタイプが今後は主流となるのは間違いありません。
特に学習塾専門のシステムも提供されているため、複数社の比較を行い、精査するようにしましょう。
これからはITを利用し、効率的に業務を進める時代です。
もちろん、塾ならではの「人」を大切にした業務形態も時には必要になります。
ですがバランスを取らなければ時代位取り残されてしまうでしょう。
競争が激化する現代の塾業界を生き抜くためにも、いち早く塾の業務にITの力を取り入れて、よりよい労働環境を整えたいものですね。
＼ビットキャンパスの詳細はこちら／
