御社ではどのようにデータを管理していますか？
多くの塾では、エクセル、ワードでの管理が主流なのではないでしょうか。
また古くからの慣習にしたがって、現在でも手書きを続けている塾も多くあるのではないでしょうか。
最近だと、業務日報にLINEなどのSNSを利用している例も多く耳にします。
一昔前までは多くの企業で手書きが主流でしたが、汎用ツールを利用している企業が増えているだけでも少しずつデジタル化へ進んでいることを実感します。
しかし仕事の効率や生産性を考えると、多少のデジタル化だけではこれからの時代は厳しくなると考えられるのではないでしょうか。
ここでは、塾の生産性についてと無料汎用ツールの限界、さらには塾専用のシステム導入のメリットについてご紹介します。
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塾の生産性が上がらない理由
他業種と比べて、塾の生産性は低い業界だと言われています。
生徒の学力向上、志望校合格が指名であり、定期テストは多いところで年に5回、入試は1回なので、比較的長いタームの中で活動を行っているのも理由の1つでしょう。
ですが実際のところはどの塾でも同じ条件ですから、生産性が上がらない理由は他にあると考えられます。
とくにつぎの2点は決定的な理由です。
- 塾業界の独特の風習や習慣
- 生産性を向上するシステムが未整備
自社にあてはまっていないかを、ぜひ確認してみてもよいのかもしれません。。
塾業界の独特の風習や習慣
塾業界は思いの外、閉鎖的な環境です。
毎日授業があり、目の前には子供たちの姿がありあす。
目の前の生徒のことを思う方や変化を嫌う方も多く、結果として新しい方法や新しいシステムを嫌う傾向にあります。
- 掲示物は手書きの方が子供に感情が伝わりやすい
- 生徒のことを思い出しながらだから、手書きの日報の方がいい
- 現場の生徒がメインで、他の業務は二の次
- 今までそうやってきたから間違ってない
このように考える方はご存知の通り多いです。
特に自分が今まで行ってきたこと仕事や環境を、大きく変えられることを嫌がる人は本当に多いものです。
こうした組織の硬直化はどのような組織であっても必ず発生します。
ですが企業として存続していくためには、常に新しいことへ取り組み、価値観を取り入れ、組織を活性化していくことからは避けられません。
ゆでがえるとなり気がついたらリカバリの利かない状態だった、なんてことにならないように組織内に新しい価値観を取り入れるようにしたいものですね。
生産性を向上するシステムが未整備
塾の生産性を向上するシステムが整備されにくいのは、すぐに売り上げに直結しないと考えるからです。
成績管理や座席、名簿をシステム化して生徒が増えるのかと言われれば増えないですし、生徒の成績が上がるのかと言われればすぐには上がりません。
ですが実際には長期目線で考えれば結果的に生徒は増えますし、生徒の成績は上がるもの。
当然どれだけ真剣かによりますが、まったくシステム化されていない企業であれば、生産性は驚くほど改善するでしょう。
職員の業務負荷が軽減されると現場に費やす時間が増え、サービスの質の向上に繋がります
授業は講師の生命線ですから、授業に費やす時間が増えれば講師にもメリットがあると言えるのではないでしょうか。
さらにシステム管理により、職員1人1人の意識を上げるだけでなく、管理者側が管理しやすい体系が整います。
整備されたデータを見るだけで、各教室の問題に気づき、的確な指示を出し、退塾の未然防止や新規顧客獲得の作戦の提示などを行えるようになるのです。
現場と監理者、経営者がそれぞれの持ち場で最大限の力を発揮する。
こうした体制が未整備の状態では、ビジネスの大きな発展はありえません。
すべてを現場の講師に委ねるのではなくやはり適材適所で考えるべきなのではないでしょうか。
そのためにも、生産性を向上させるシステム整備は必須なのです。
エクセルやLINEなど汎用ツールの限界
業務や日報、情報交換にエクセルやLINEは必要不可欠です。
この2つを無くして仕事やコミュニケーションを取ることは困難でしょう。
しかし、こうした汎用ツールだけに頼り切りになってはいけないのです。
エクセルやワード、LINEを代表とした汎用ツールには限界があります。
それはつぎの3点です。
- システムがバラバラで統合されていない
- 塾の業務に特化しておらず限界がある
- 情報の共有やデータへのアクセスに難がある(顧客情報・授業状況など)
それでは1つずつ詳しくお伝えしていきます。
システムがバラバラで統合されていない
塾にはあらゆる業務がありますが、下記の3点が日々の事務作業の中では重要です。
- 入力
- 抽出
- 閲覧
汎用ツールだけで管理、業務を行っている場合は1つ1つの作業がバラバラになります。
例えば塾の生命線でもある人数管理。
- 人数管理表
- 売上管理
- 売上や生徒数目標
- 月謝処理
このようにあらゆる場面で人数管理が必要ですが、これらを別シートにまとめて管理していませんか？
打込む場所が増えるほど業務負荷は大きくなり、ミスも増え、余計な仕事さえも増えます。
監理者側も閲覧データが多くなるため、管理が大変です。
これが一つのシステムで統合され、一つの値を変更するだけですべてに反映されるとなれば、相当な業務量軽減に繋がりますよね。
入力は1回で終了し、閲覧するときも見たい項目をクリックするだけですぐに見られる体系。
労働時間短縮が求められる中でも利益を生み出していかなければならないのが企業の厳しさでしょう。
だからこそ統合されたシステムを用いるのが最適なのです。
塾の業務に特化していないため限界がある
汎用ツールがあらゆるところで使われているのは、文字の通り汎用性があるからです。
いわゆるオールラウンドといったところでしょう。
様々な機能も付随しており、多くの業務や処理に使える点が魅力です。
しかしあくまでもオールラウンドではあっても、塾の業務を専門に特化しているわけではありません。
大切なのは、塾の業務に使いやすいシステムであるかどうかです。
汎用ツールを使って、少しでも見やすく、そして分かりやすくするといった努力はされているでしょう。
ですが汎用ツールでさえ、すべての機能をフルに利用している塾はほとんどありません。
エクセルであれば、一覧表の作成→関数を利用したデータ処理→マクロを用いたシステムの順に、実施している塾の数は減っていくでしょう。
大切なのはあらゆる場面に対応するのではなく、塾の業務が円滑にいくかです。
つまり汎用ツールの使い方を考えるよりも、実際の現場で培って作られた塾に特化したシステムを使うのがベストと言えます。
情報の共有やデータへのアクセスに難がある
見たいデータがすぐに見られるのは非常に重要です。
ですがこれらの管理方法は塾によって全く異なります。
紙ベースで管理している塾では、教室長が該当校舎にいない場合はすぐに確認してもらうことは不可能です。
確認をするため職員が本部、支部に戻らなければなりません。
そのため労働時間の増加に繋がる問題がありますし、何よりもあまりに非効率と言わざるを得ません。
汎用ツールでもVPNや社内イントラからデータを見れる場合もあるとは思います。
ですが分断された複数のファイルを横断して判断しなければならないのは非効率的です。
売上を伸ばすために塾専用のシステムの採用を
職員の労働負荷を減らしつつ、各各教室を管理し、売上を伸ばすためには塾専用システムの採用が必須です。
塾専用システムを採用するメリットは、具体的にはつぎの3つがあります。
- 生徒や授業の管理を一元化
- 保護者や塾内でのコミュニケーションを一元化
- 請求・集金管理や営業管理も一元化
ほかにもメリットはありますが目立ったものはこの3つです。
生徒や授業の管理を一元化
生徒管理は塾にとって非常に大切です。
成績の推移1つでもその生徒の状況を把握できます。
手書きの成績カードで管理をしていて、塾を辞められてしまっては時すでに遅し。
また登録をするだけであらゆるデータへの反映が可能です。
授業の管理は職員の労働負荷軽減に繋がり、管理しやすい体系が整います。
授業カリキュラムのミスや授業進度の遅れも把握できるため、適切な対処がスピーディーに。
これにより、管理側の労働負荷軽減や予期せぬ退塾を防止できます。
保護者や塾内でのコミュニケーションを一元化
保護者対応や塾内での生徒とのコミュニケーションの共有は、企業にとって多くのメリットがあります。
日頃から各教室で、自塾の方針に沿った指導が行われているかを把握できる1つの指針です。
正しいコミュニケーションは相手の心を動かすもの。
塾長の思いに沿った対応が各教室で行われることは、企業の業績に直結します。
また、素晴らしい対応の共有、もう一歩の対応の場合はケーススタディーで社内共有が図れる点も魅力の1つ。
生徒・保護者対応は、緊急性の高いものは即日ですが、低いものは報告書でまとめて提出させる塾が多いです。
日々の生徒とのコミュニケーションをすべて記憶することは不可能なので、一元化して管理できるシステムは、職員のコミュニケーション力向上、対応力強化にも繋がります。
請求・集金管理や営業管理も一元化
塾の業務で時間がかかる請求、集金管理。
特に、教室長のチェックには多くの時間がかかります。
日頃から業務量が多い分、わずらわしさを感じる方も多くいらっしゃるでしょう。
これらが事前のチェックだけで済ませられれば、教室長の労働環境整備になります。
講師力があるからこそのポジションなので、現場一本に向かえる体制を整えれば、よりよいサービス提供を教室で行ってくれるでしょう。
また、各種期別講座や募集データも一元化すると、データに基づいた営業活動を行えます。
整理されたデータと、現場の講師の感覚を合わせ、収益率を高め、取りこぼしのない効率的な営業をかえる。これは結果に繋がりやすいです。
そのため、職員のモチベーション維持にも役立ちます。
無料の汎用ツールから脱却して生産性を向上させよう
目の前の問題をムダなく最短ルートで解き明かすように、企業の業務もムダを削って行うべきです。
汎用ツールは便利ですし、無料であれば余計なコストもかかりません。
ですがコストをかけない＝労働時間をかけるということでもあります。
無料、安さにこだわるばかりに、職員に手間と負荷を考慮しないと、離職に繋がりかねません。
かといって、多額の投資を行って、必要のないシステムを購入するのももったいないです。
生産性を向上させるなら、塾専用のシステムを採用するのがベスト。
特に、現場の経験を基にして作られたシステムなら、生産性の向上に直結します。
まだまだムダの多い業務体系が行われている塾業界。
最新システムを導入して、他塾との差別化を図ることが、優秀な人材の確保、職員の幸せ、そして、会社の繁栄に繋がるのではないでしょうか。
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